第一条 为规范教育发展基金会行政事务管理，加强档案管理标准化、制度化建设，根据国家档案法律法规，结合本会实际，制定本制度。
第二条 档案工作坚持统一管理、分别负责的原则，本会秘书处负责教育发展基金会档案的组织管理，文件材料的收集、整理、归档，做好档案管理工作。
第三条 教育发展基金会秘书处是本会档案的管理部门，并指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失。
第四条 教育发展基金会根据实际情况，明确由承办人员负责基金会材料的收集、整理，立卷后移交档案管理人员归档和管理。
第五条 教育发展基金会的归档材料主要可分为四大类：第一类为登记材料，即教育发展基金会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料；第二类为年度检查材料，包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料；第三类为会计材料，包括教育发展基金会会计核算和财务管理的材料，如会计帐册、报表、审计报告等；第四类为教育发展基金会日常管理材料，包括教育发展基金会理事会议材料、捐赠目录等校友工作管理方面的材料。
第六条 归档的文件材料应当齐全完整，每份文件的印件与定稿、正件与附件、请示与批复等都应齐全，应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。所有归档文件材料的字迹要清晰、工整，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹材料制作文件。
第七条 归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份，交接双方据此查验清点档案，签名交接。
第八条 档案保管应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，配置安全防范设施，保证档案的完好与安全。要定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第九条 档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。
第十条 档案不得借出、不得携带出境。如有特殊需要，档案经理事长或秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本教育发展基金会档案管理人员陪同。查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。
第十一条 档案移交、销毁必须认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书长监交、监销。
第十二条本制度由绍兴市浙江越秀外国语学院教育发展基金会秘书处负责解释，自文件公布之日起施行。
2021年10月修订
